Компании, которые занимаются перевозками, тратят колоссальные бюджеты на покупку топлива. При этом они далеко не всегда они могут узнать, куда уходят деньги. Чтобы решить эту проблему, достаточно сменить способ оплаты. Рассмотрим особенности каждого из вариантов.

Наличные деньги

Наиболее старый, простой и известный способ расчетов. У него есть один плюс — простота внедрения. Компании не нужно оформлять никаких карт, достаточно просто вовремя раздавать деньги водителям.

Минусов у наличных расчетов гораздо больше, чем плюсов:

• - Невозможно контролировать расходы. Деньги, которые выдаются водителям, фактически исчезают в неизвестном направлении. Любые чеки легко покупаются или даже просто находятся на АЗС, ведь операторы выбрасывают их сотнями каждую смену.
• - Нужно встречаться с водителями. Особенно большую сложность это представляет для индивидуальных предпринимателей. Им приходится тратить время на то, чтобы раздать деньги и собрать чеки.
• - Перегружается бухгалтерия. Чтобы правильно вести отчетность при использовании наличных, необходимо постоянно собирать фискальные чеки. Специалистам приходится проверять каждый из них вручную, а причины «нестыковок» почти всегда остаются невыясненными.

Из-за обилия недостатков наличные активно выводятся из оборота транспортными компаниями. Их постепенно заменяют другие, более технологичные способы оплаты.

Банковские дебетовые карты

Этот способ оплаты имеет несколько важных преимуществ перед наличными. Во-первых, отпадает необходимость физической передачи средств. Во-вторых, ликвидируется возможность покупки чеков на сторонних АЗС.

Но банковские карты не позволяют полностью контролировать траты. Теоретически индивидуальный предприниматель может открыть несколько счетов на свое имя и раздать носители водителям. Но даже в таком случае он не получит информации о предмете покупки — в уведомлении отобразится только сумма. Для юридических лиц этот способ и вовсе неприменим по причине большого количества водителей в штате.

Фирменные топливные карты

Этот вариант лишен большинства недостатков предыдущих способов оплаты. Оформление топливной карты для организации позволяет полностью уйти от встреч с водителями и организовать контроль расходов.

Более того, такие решения дают возможность существенно экономить на покупке бензина и дизеля. Например, юридические лица могут компенсировать уплату НДС. Этот налог прибавляет 20 % к исходной стоимости топлива любого вида. Отправив соответствующие документы (счета-фактуры, накладные, акты об оказании услуг) в ФНС, можно получить возмещение.

Главный недостаток фирменных топливных карт заключается в их ограниченном применении. Расплачиваться ими можно только внутри отдельных сетей АЗС, причем только крупных. Если компания работает вдали от центральных регионов страны, это может стать большой проблемой на пути к безналу. Кроме того, многие фирменные карты являются именными, и оформляются на водителей, а не на юридическое лицо. Это значит, что контроль расходов будет неполноценным, и лимиты установить не получится.

Мультибрендовые топливные карты

Такие продукты во многом похожи на их фирменные аналоги. Но в отличие от них, мультибрендовые карты работают одновременно в нескольких сетях АЗС. Например, с помощью «Единой» от «МАСТЕРС» можно расплачиваться за топливо более чем на 13 000 заправок. Они присутствуют во всех регионах страны и в СНГ.

Мультибрендовые карты оформляются на компанию и принадлежат именно ей. Это дает возможность сохранять одни и те же носители даже при постоянной смене сотрудников. Более того, с помощью топливных карт можно работать даже с парком на аутсорсинге. Достаточно один раз отвезти их водителям, а затем пополнять баланс с помощью банковских переводов.

Такие карты являются наиболее современным и эффективным способом оплаты топлива для транспортных компаний. С помощью личного кабинета руководитель может не только легко контролировать расходы, но и блокировать счета отдельных сотрудников при необходимости. Это позволяет экономить до 10 % от бюджета, выделяемого на покупку горючего. Еще 20 % компенсируются за счет возврата НДС, который можно оформлять в конце каждого отчетного периода.